マイナンバーサポート

事業者とマイナンバー

マイナンバー制度の開始に伴い、すべての事業者にマイナンバー法における「特定個人情報」の厳格な保護措置が義務づけられました。

そのための事業者においては数多くの準備が必要となっています。
例えば、マイナンバー取扱規定の策定や従業員への周知や教育、他にもマイナンバーが漏 えいしないように講ずるセキュリティのための備品やソフトの購入等です。 事業者にとっては金銭的、時間的にも多大なコスト増とリスク増となっています。

民間事業者でも、従業員やその扶養家族のマイナンバーを取得し、給与所得の源泉徴収票や社会保険の被保険者資格取得届などに記載をして、各行政機関に提出する必要があります。
また、専門家へ報酬を支払った時や大家さんに家賃を支払っている際、一定の場合には 、対象となる方のマイナンバーを取得し、作成する支払調書に記載をして税務署に提出する必要があります。


事業者がマイナンバーを取り扱うこととなる3つの場面ごとのポイント

主に「収集」「利用・管理」「廃棄」の3つのポイントがあります。

収集

マイナンバーは個人から提供を受けてよい場面でのみ収集が可能です。

マイナンバーを収集する際には、「通知カード」や「住民票」などで正しい番号であることの確認(番号確認)と運転免許証やパスポートなど顔写真付きの証明書等で人違いや虚偽の申告がない事の確認(本人確認)を行わなければなりません。ただし、扶養家族の本人確認は従業員によりおこなわれていますので、提出を受ける事業者が再度確認する必要はありません。
提出を求める際は、きちんと利用目的を文書などで明示した上で収集しなければいけません。

利用・管理

事業者によるマイナンバーの利用は行政機関への手続きのみに限定されています。これは法律で定められている事項です。したがって、社員番号として利用するなどその他の用途での利用は認められていません。

複数のグループ会社を持つ企業で、親会社が一括して社員情報を管理している場合でも、それぞれの会社間は別法人となるためマイナンバーの共有はできません。さらに、出向・転籍の場合も会社間のやり取りは禁止されており、必ず本人から提供を受けなければなりません。

次に、管理方法で注意すべきことは、マイナンバーの実質的な保管期間は事業者に委ねられていることです。企業側が事務手続き上、必要な限りは保管し続けることができ、通常は、税・社会保障に関する書類には法定の保管期間が義務付けられていますのでマイナンバーについてもその期間中は保管管理する必要が生じます。

廃棄

上記のとおり廃棄までの明確な期間は定められていませんが、行政上の手続きの必要がなくなったら、速やかに廃棄しなければなりません。該当するマイナンバーが記載された書類はすべて廃棄の対象となります。

毎月の退職者が多い企業などでは、不要なマイナンバーが残らないよう一定の時期を決めて廃棄しましょう。決して復元できないようにすることがポイントです。

木下会計事務所のマイナンバーサポート

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